ServicesServiciosAboutNosotros How It WorksCómo Funciona Book a Free CallAgendar Llamada
Roofing Back Office OperationsOperaciones de Back Office para Techos
YOUR BACK
OFFICE,
DONE RIGHT.

You focus on selling and building. We handle everything behind it, permits, scheduling, collections, follow ups, and the paperwork that keeps every job moving from signed contract to final payment.

Usted enfóquese en vender y construir. Nosotros manejamos todo lo demás — permisos, programación, cobranzas, seguimientos y el papeleo que mantiene cada trabajo hasta el pago final.

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Back Office ServicesServicios de Back OfficeManaged under one engagementGestionados en un solo contrato
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LanguagesIdiomasEnglish & Spanish, every communicationInglés y Español, en toda comunicación
Follow Up Until PaidSeguimiento Hasta el CobroA job isn't closed until the money is inUn trabajo no cierra hasta que entre el dinero
CRM WorkflowPermit TrackingHOA CoordinationRetail CollectionsInsurance CollectionsSupplement CoordinationRecoverable DepreciationCOC CollectionMortgage Follow UpProduction SchedulingBilingual EN/ES CRM WorkflowPermit TrackingHOA CoordinationRetail CollectionsInsurance CollectionsSupplement CoordinationRecoverable DepreciationCOC CollectionMortgage Follow UpProduction SchedulingBilingual EN/ES
What We HandleLo Que Manejamos

EVERY JOB.
EVERY STAGE.
COVERED.

CADA TRABAJO.
CADA ETAPA.
CUBIERTO.

Retail or insurance, residential or commercial, we manage the full back office for any roofing job. We work inside your existing CRM, no new software, no extra overhead. You close jobs. We make sure they close clean and get paid.

Retail o seguro, residencial o comercial, gestionamos el back office completo para cualquier trabajo de techos. Trabajamos dentro de su CRM existente, sin software nuevo. Usted cierra trabajos. Nosotros nos aseguramos de que se cobren.

01
CRM Workflow Management
Gestión de CRM
Your system, our discipline. Job files set up, stages managed, nothing falling through from day one.
Su sistema, nuestra disciplina. Archivos configurados, etapas gestionadas desde el primer día.
02
Permit Tracking
Seguimiento de Permisos
We stay on municipalities until the permit is issued. No job gets scheduled without a confirmed permit number.
Seguimos con municipios hasta que el permiso sea emitido. Ningún trabajo se programa sin el número confirmado.
03
HOA Coordination
Coordinación HOA
Written requests, structured follow up, written approval before any material order, color and product confirmed.
Solicitudes escritas, aprobación escrita antes de cualquier orden — color y producto confirmados.
04
Collections
Cobranzas
We track every balance until it's paid, whether the homeowner pays or the carrier does.
Rastreamos cada saldo hasta que esté pagado, ya sea que el propietario pague o la aseguradora lo haga.
05
Supplement Coordination
Coordinación de Suplementos
Documentation, carrier follow up, written rebuttal if denied. Filed on time, tracked until resolved.
Documentación, seguimiento, refutación escrita si es denegado. Presentado a tiempo y rastreado.
06
Recoverable Depreciation
Depreciación Recuperable
Structured follow up cadence until released. Carriers don't send it automatically, we stay on it.
Cadencia estructurada hasta que sea liberada. Las aseguradoras no la envían solas.
07
COC Collection & Submission
Cobro y Envío del COC
The COC unlocks final payment, we don't let it sit unsigned.
Firma electrónica, envío, listo. El COC desbloquea el pago final.
08
Mortgage Check Coordination
Coordinación Hipotecaria
Homeowner guidance, lender coordination, endorsement tracking, the check gets signed and processed.
Orientación al propietario, coordinación con prestamista — el cheque se firma y procesa.
09
Production Scheduling & Logistics
Programación y Logística
Materials ordered, delivery confirmed, dumpster scheduled, crew notified, solar detach coordinated, all before install day.
Materiales, entrega, dumpster, cuadrilla, solar — todo antes del día de instalación.
Marlene Segura and Sandra Almonte
Marlene Segura · Founder | Sandra Almonte · Co-Founder
Who We Are Quiénes Somos
WE'VE ACTUALLY
Lived it.
LO HEMOS
Vivido.

We are not a call center. We are not a generic VA service. We hit the ground running because we already know the job, the permits, the HOAs, the carriers, the follow ups that nobody does. We built On Top because contractors deserve a back office that actually understands what they are up against.

No somos un call center. No somos un servicio genérico. Arrancamos de inmediato porque ya conocemos el trabajo, los permisos, los HOAs, las aseguradoras, los seguimientos que nadie hace. Creamos On Top porque los contratistas merecen un back office que entienda de verdad lo que enfrentan.

10+
Years in roofing
Años en techos
$1.75M
Weekly volume
Volumen semanal
60-70
Installs per week
Instalaciones/semana
Marlene Segura
Founder · Operations Lead
Fundadora · Líder de Operaciones

"I'm a fixer. No situation is too big that I can't handle."

"Soy una solucionadora. No hay situación demasiado grande que no pueda manejar."

Marlene didn't walk into roofing from the outside and study it. She lived it, from the inside, at volume, under pressure. She walked into companies that had great crews and broken everything else. No system. No follow up. Money sitting uncollected. Jobs stalling for no reason other than nobody owned the next step. And the hardest part? The people running those companies knew something was wrong but didn't know how to fix it, or didn't want to. So she fixed it anyway. She built workflows that held up at 60 to 70 installs a week and $1.75M in weekly volume. She managed the permits, the HOAs, the supplements, the collections, all of it, because that's what it took to keep jobs moving and money coming in. When she started On Top, she had one goal: build the back office she wished existed every time she was in the trenches cleaning up someone else's mess. She's not here to consult. She's not here to advise. She gets in, she figures it out, and she handles it. You bring the jobs. She handles the rest.

Marlene no llegó a los techos desde afuera a estudiarlo. Lo vivió, desde adentro, a volumen, bajo presión. Entró a empresas que tenían cuadrillas excelentes y todo lo demás roto. Sin sistema. Sin seguimiento. Dinero sin cobrar. Trabajos estancados sin razón más que nadie se hacía responsable del siguiente paso. Lo arregló de todas formas. Construyó flujos de trabajo que aguantaron 60 a 70 instalaciones por semana y $1.75M de volumen semanal. Cuando fundó On Top, tenía un solo objetivo: construir el back office que hubiera querido que existiera cuando estaba en las trincheras.

Production at scale Permits, HOA & supplements COC & mortgage follow up Multi-branch CRM & SOPs Producción a escala Permisos, HOA y suplementos COC y seguimiento hipotecario
10+
Years in B2B
Años en B2B
$12M+
B2B sales managed
Ventas B2B gestionadas
4
Industries scaled
Industrias escaladas
Sandra Almonte
Co-Founder · Strategy & Sales
Co-Fundadora · Estrategia y Ventas

"The back office problems you have aren't roofing problems, they're business problems. I've solved them in different industries."

"Los problemas de back office que usted tiene no son problemas de techos, son problemas de negocio. Los he resuelto en diferentes industrias."

Sandra didn't come from roofing. She came from something more useful, she came from fixing the same back office breakdown across completely different industries. Different products, different markets, same problem every time: no process, no follow up, no visibility. Clients left guessing. Money left on the table. Nobody owning the next step. The systems she had already built in other industries were exactly what roofing contractors needed and nobody was giving them. At On Top she runs the client side and the systems side, making sure contractors feel taken care of from day one and that every job, every balance, and every next step is visible and owned. Marlene knows roofing. Sandra knows systems. Together nothing falls through.

Sandra no vino del mundo de los techos. Vino de algo más útil, vino de resolver el mismo colapso de back office en industrias completamente distintas. Diferentes productos, diferentes mercados, el mismo problema siempre: sin proceso, sin seguimiento, sin visibilidad. En On Top maneja tanto el lado del cliente como el de los sistemas. Marlene conoce los techos. Sandra conoce los sistemas. Juntas, nada se pierde.

CRM & process architecture Pipeline visibility & accountability B2B sales & multi-market growth CRM y arquitectura de procesos Visibilidad y responsabilidad Ventas B2B y crecimiento
How It WorksCómo Funciona
SIMPLE TO START.
Built to run.
FÁCIL DE COMENZAR.
Construido para operar.

We plug into your existing operation in days, not weeks. No disruption to your current workflow, we add structure to what's already moving and take the follow up off your plate entirely.

Nos integramos a su operación en días, no semanas. Sin interrupciones, añadimos estructura a lo que ya está en marcha y le quitamos el seguimiento de las manos completamente.

01
Book a Free CallAgenda una Llamada
20 minutes. We walk through your workflow, job volume, and what's falling through the cracks.20 minutos. Revisamos su flujo, volumen y qué se está perdiendo.
02
Align on ScopeAlineamos el Alcance
We agree on what we manage, how we communicate, and how we operate inside your existing tools.Acordamos qué gestionaremos y cómo operaremos dentro de sus herramientas.
03
Access & SetupAcceso y Configuración
CRM access and your active job list. We set up inside your existing system, no new software, no migration.Acceso al CRM y lista de trabajos. Sin software nuevo, sin migraciones.
04
We Run the Back OfficeManejamos el Back Office
From day one, every job has a follow up cadence, a stage to hit, and someone responsible. Nothing idles.Desde el primer día, cada trabajo tiene cadencia, etapa y un responsable. Nada se detiene.
ON TOP
Ready?¿Listo?
LESS CHASING.
MORE CLOSING.
MENOS PERSECUCIÓN.
MÁS CIERRE.

Book a free 20-minute call. We walk through your current workflow and show you exactly what we'd take off your plate so every job you close actually gets paid.

Agende una llamada gratuita de 20 minutos. Revisamos su flujo y le mostramos exactamente qué le sacaríamos de las manos para que cada trabajo que cierre realmente se cobre.

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